一個(gè)綜合的項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包括戰(zhàn)術(shù)過程和戰(zhàn)略過程。戰(zhàn)術(shù)過程關(guān)注于正在進(jìn)行的組合項(xiàng)目的持續(xù)績效問題。戰(zhàn)略過程關(guān)注在組合的演化上，包括選擇新的項(xiàng)目以符合商業(yè)目標(biāo)和戰(zhàn)略。此外，縮小一個(gè)與合組合目標(biāo)和策略不符的項(xiàng)目的范圍或者取消該項(xiàng)目的建議也應(yīng)當(dāng)是項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)過程的一部分。
項(xiàng)目組合管理系統(tǒng)的主要活動(dòng)包括收集項(xiàng)目信息，評(píng)估項(xiàng)目和組合健康狀態(tài)以及商業(yè)貢獻(xiàn)，和管理校正措施。對(duì)于組合的風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)者的日常評(píng)審工作來說，這些活動(dòng)是基礎(chǔ)。
收集組合信息
為了準(zhǔn)確地評(píng)估一個(gè)組合，管理人員需要統(tǒng)一的或者集中的項(xiàng)目級(jí)的數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)基于定量的（金融，缺陷，市場份額等等）和定性的度量（股東義務(wù)，客戶滿意度，風(fēng)險(xiǎn)等等）。為了準(zhǔn)確，在分析這些信息之前，他們應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)并驗(yàn)證數(shù)據(jù)。然后，他們應(yīng)當(dāng)從項(xiàng)目層次和組合層次兩個(gè)視角來觀察這些數(shù)據(jù)。例如，他們應(yīng)該對(duì)每個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目和全體項(xiàng)目的財(cái)政健康狀態(tài)進(jìn)行評(píng)估，以保證整個(gè)組合滿足其財(cái)政目標(biāo)。
收集和合并數(shù)據(jù)的工具應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)一些跟蹤的功能，數(shù)目較少的項(xiàng)目組合可能使用電子制表軟件來追蹤和評(píng)估組合的健康狀態(tài)，但是具有多樣的復(fù)雜的項(xiàng)目的組合需要一種自動(dòng)化的工具來輔助收集、合并和分析活動(dòng)。
評(píng)估組合
有效的項(xiàng)目組合分析包括對(duì)組合商業(yè)結(jié)果的測量和比較，以決定該組合符合其商業(yè)決策既定的目標(biāo)。評(píng)估過程需要同時(shí)包括短期和長期的角度，并且應(yīng)當(dāng)測量和檢查戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略參數(shù)：
戰(zhàn)術(shù)角度：單個(gè)組合項(xiàng)目的健康狀況和績效
戰(zhàn)略角度:總體的組合商業(yè)結(jié)果
根對(duì)目標(biāo)測量項(xiàng)目和組合的績效，允許管理人員回答以下問題：
現(xiàn)行的項(xiàng)目是否產(chǎn)生了預(yù)期的商業(yè)利益并且支持組合的整體商業(yè)戰(zhàn)略？
項(xiàng)目是否按照平衡風(fēng)險(xiǎn)和優(yōu)價(jià)值的原則來評(píng)定優(yōu)先級(jí)？
項(xiàng)目中出現(xiàn)問題的是哪些趨勢(shì)和指標(biāo)？哪些校正措施是必要的？
正在進(jìn)行中的項(xiàng)目提議是否符合市場趨勢(shì)？它們是否支持當(dāng)前/未來的客戶需求和新的戰(zhàn)略目標(biāo)？
是否有合適的資源可以利用確保有效地實(shí)施當(dāng)前的和預(yù)測的項(xiàng)目？
通過將每個(gè)項(xiàng)目的健康狀況/貢獻(xiàn)數(shù)據(jù)映射到商業(yè)決策標(biāo)準(zhǔn)，管理人員可以容易地看出項(xiàng)目是否符合或者超過限定指標(biāo)，從而來識(shí)別組合中不一致的部分。
Rational Portfolio Manager 是一個(gè) IBM 策略管理工具，提供組合儀表盤，它可以以各種各樣的形式包括投資計(jì)劃圖、記分卡、多維聯(lián)機(jī)分析處理中心點(diǎn)以及報(bào)表來幫助管理人員收集并解釋組合信息。例如，使用組合儀表盤，管理人員可以給每個(gè)項(xiàng)目的限定值分配綠色、黃色和紅色中的一種狀態(tài)，然后開發(fā)記分卡或儀表盤和報(bào)表。這樣，他們可以看出項(xiàng)目的績效是怎么樣的。
圖2展示了用Rational Portfolio Manager™ 儀表盤創(chuàng)造多種視圖和報(bào)表的一個(gè)例子。管理人員可以利用這些視圖和報(bào)表，基于定量和定性的指標(biāo)進(jìn)行組合健康狀況和價(jià)值貢獻(xiàn)的分析。對(duì)于記分卡和投資計(jì)劃圖，組合中的每個(gè)項(xiàng)目將會(huì)被評(píng)估和分配為綠色、黃色和紅色中的一種狀態(tài)。管理人員將會(huì)知道分析那些從綠色到黃色或者從綠色到紅色的項(xiàng)目，以確定他們的負(fù)面影響是否足夠大以至于需要授權(quán)校正措施。
圖2：由Rational Portfolio Manager ™ 組合儀表盤獲得的可利用的視圖/報(bào)表
