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IT項目管理之溝通方法
作者:網絡轉載 發布時間:[ 2013/5/17 15:44:59 ] 推薦標簽:

很多有經驗的程序員都有這樣的體驗:不愿意去跟一個沒有什么經驗的人合作,哪怕是把一個程序中的一個功能給這個沒有經驗的人做也不愿意,為什么呢? 因為有經驗的程序員認為,給他做,我還要花時間去跟他講做什么、如何做,與其這樣,還不如用這點時間自己做呢。所以有些程序員都不愿意與人合作。試從項目 團隊、溝通、合作、協作等的角度來分析此案例。

分析:項目溝通管理是現代項目管理知識體系中的九大知識領域之一。項目溝通管理把成功所必須的因素——人、想法和信息之間提供了一個關鍵連接。 涉及項目的任何人都應準備以項目"語言"發送和接收信息并且必須理解他們以個人身份參與的溝通怎樣影響整個項目。項目管理中,因為溝通是一個是個軟指標, 溝通所起的作用不好量化,而溝通對項目的影響往往也是隱形的。然而,溝通對項目的成功,尤其是IT項目的成功太重要了。雖然大多數公司都把協作列為頭等重 要的大事,但很多公司卻未能做出戰略性的考量,采取適當的技術手段,來支持和鼓勵團隊在項目上進行更好的溝通。

想一想,溝通方式是如何隨著關系和所交流的信息的變化而變化的。比如,人們想分享特別的消息或者敏感的信息時,他們通常是進行面對面交談,使用各種非口語的暗示,在大程度上實現感情交流并做出合適的回應。

如果兩個大學朋友一年或更長時間沒有接觸后,想再次取得聯系,在這種情況下,一個電話、一封電子郵件或信件能夠取得很好的效果。而沒有事先聯系,貿然到訪則可能會令人非常尷尬。

在日常生活中,人們根據各種因素,包括關系、信息內容和現有的溝通媒介等,決定采取什么溝通方式。這些選擇極大地影響了人們的生活和他們之間的 關系。在一個項目環境里,團隊成員通常依靠或者僅僅局限于某種溝通方式,事實上其他方式可能會更加合適、更有說服力并且更加有效。

雖然大多數組織都把信息溝通和協作列為頭等大事,很多組織卻并未制定和實施相應的戰略,以支持項目團隊進行溝通,尤其是未能提供指導和好的方法,幫助團隊從各種各樣的溝通媒介中選擇合適的一個。

如果公司為項目團隊建立一個多層次的溝通系統,針對不同需要提供不同的媒介,將可以提高生產率,有助于解決問題,降低關系緊張度,并且在參與人員之間建立更密切、更持久的關系。

首先,面對面溝通有效

面對面溝通是有效的溝通方式,因為雙方不僅能了解言語的意思,而且能夠了解肢體語言的含義,比如手勢和面部表情。哈佛大學和哥倫比亞大學近 的一項研究表明,面對面的會議能多吸引38%的注意力。而且"親自參加會議"本身也傳遞了一個有力的信息,表達了對項目、團隊成員以及他們需要與之打交道 的利益相關者的承諾。

面對面溝通是建立業務合作關系的佳方法。在很多文化環境里,面對面溝通是做業務的途徑。

此外,在處理微妙的人際關系或傳遞復雜信息時,面對面溝通仍然是合適的方式。比如,對于涉及到支出和收入之類比較敏感的薪資或合同談判情況, 雙方在同一個房間協商將更容易取得進展。面對面溝通或者模擬的面對面互動有助于人們討論復雜問題,在日益逼近后期限的情況下迅速做出決策。

其次,還有六種溝通媒介項

如果人們要進行遠距離溝通,面對面的方式不可行了,他們必須借助一個媒介來傳遞信息。有些溝通媒介,比如電子郵件和音頻會議是一維的。其他媒 介,比如插圖書籍和報紙,在文字的基礎上增加了照片、表格和插圖,又增加了一維。還有一些媒介,比如視頻會議、網絡會議和信息流是 真正的多媒體方式,結合了聲音、圖像和文本,增強了用戶的感受,增加了多層次的意義。,常用的溝通方式包括:

電子郵件:電子郵件打破了時間和空間的限制,讓工作時間或工作地點不同的人們能夠有效地溝通。電子郵件讓人們能夠同時給幾個人發送信息,并能發 送電子文件、圖片或文檔等附件。但電子郵件的普及導致其被濫用,而且往往被用于不正當的目的。因為電子郵件幾乎不包含人們的外貌特征和氣質形象方面的信 息,也不能傳達微妙的手勢或者非言語的暗示,它可能被誤解或者曲解,導致矛盾產生。而面對面的溝通則沒有這些問題。因此,許多研究人員和經理們建議,對有 爭議或者敏感的問題進行溝通時,應避免使用電子郵件。

即時訊息:即時訊息簡稱IM,是一種接近于實時進行的文字信息溝通,它可以在兩個或更多用戶之間進行。它和普通電子郵件的不同之處在于,它的信 息溝通立即完成,而且進行"對話溝通"相當簡便。因為參與人員是"好友名單"上的,即時訊息有一種濃厚的社區氣氛。在很多情況下,這種氣氛有助于建立有 效的溝通區域。用來發送沒有爭議的信息給一大群人,IM是行之有效的溝通方式。但它不適合所有的場合或者工作關系。兩個工作聯系不是很緊密的人對于這種親 密的實時聊天可能會感到尷尬,而兩個試圖解決難題的人可能會認為即時訊息的固有缺陷妨礙了解決問題的進程。

音頻會議:電話方便快捷、使用簡單,加上的語音郵件功能,在溝通方面具有很大的靈活性,即使另一方不能接聽電話也沒關系。和電子郵件或者即 時訊息相比,音頻會議突出的優點是,與會者之間有了更加"實質性"的接觸。在音頻會議上,與會者可以通過改變語氣、音調或者音量,使用停頓和語氣詞 (嗯、呃),來銜接話題,增加音頻本身沒有的弦外之音。不幸的是,音頻會議大的缺點是看不見與會人員。近一個調查顯示,在音頻會議上只有23%的人在 全神貫注地開會。總的說來,音頻會議在一些商業應用上非常有效,但它也讓與會者更容易做其他與會議不相干的事情。

帶音頻的網絡會議:網絡會議增加了一定的視頻信息,能讓與會者觀看 演示,在主持人引導下瀏覽網絡,或者和其他人溝通、討論文件。網絡會議和網絡音頻或者視頻不同,與會者在參加遠程會議的同時,可以通過瀏覽器共享文件。它 是一種相對便宜和有效的團隊協作技術,有不少獨到之處,可以增強團隊的會議體驗。然而,網絡會議和音頻會議類似,與會人員是隱蔽的。所以,與會人員往往在 會議過程中"忙私活"。如果要建立合作關系或者促進團隊工作,網絡會議和音頻會議都不是理想的選擇。

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