2、加強過程溝通，控制項目進度
對于任何項目，在項目實施過程中，項目干系人尤其是重點干系人希望得到的是項目的狀態信息和進展信息。通過定期的會議，他們可以得到項目真實的情況，包括在項目當前時刻，花了多少時間、成本和資源、還需要花費多少時間、成本和資源。而要報告這些信息，與項目團隊成員的溝通必不可少，尤其是本項目的重點在于流程引擎的設計，所以我與項目架構師的溝通非常頻繁。本項目的架構師主要工作是設計流程引擎及流程管理工具，為了方便控制進度，我要求架構師的設計做到可控制的粒度，這樣方便我控制開發人員的成果交付。比如，我根據項目的WBS和架構師的設計內容制定了一個成果交付表，開發人員每天下班前必須提交當天的成果、未解決的問題及第二天的計劃成果。對于未解決的問題，我要向開發人員了解未解決的真正原因，幫助他們找到解決的辦法。面對面溝通不僅可以加強我與溝通方的關系，還可以通過對方的表情、動作、說話語氣等了解到任務的實際情況。
使用同樣的方法，在控制項目的變更申請、向發起人和我公司研發老總匯報工作時，我不會只簡單地準備一份報告材料，而是當面與當事人溝通。尤其是在控制項目變更時，必須與提交變更申請的人員進行溝通，一方面了解變更申請的意圖，另一方面即使不接受變更，也要緩和同用戶的關系，以免造成不必要的麻煩。
除了面對面溝通外，我們還采用了技術的方法促進項目的溝通，項目管理工具Project 2003非常方便項目組和其他干系人瀏覽進度和任務數據，項目實施中產生的大量需要提交的計劃總結、會議記錄、變更請求，也可以通過Project 2003發布給相關干系人。使用該工具彌補了面對面溝通常常占用過多時間的不足。
3、良好的沖突管理，規避項目風險
項目難免會有沖突發生，沖突解決得不好，對于項目的成功影響非常大，項目可能時時面臨著危機和風險。但如果對沖突管理得好，可能對項目非常反而有利。在項目中，我使用的沖突管理方法一方面是勇于面對，另一方面是善于妥協。比如我公司研發老總對項目的期望值比較高，他希望能夠通過該項目的實施完善公司的產品功能，而我認為項目的如期驗收才是重要的。如何才能兼顧到項目和產品二方面的目標？通過與公司產品組人員和項目架構設計人員的溝通，并且在研發老總承諾對項目給予大支持的情況下，我們決定成立項目技術攻關小組，并終滿足了公司高層的期望。在本項目中，實現了多項OA功能，如電子印章、掃描附件、正文導入、表格導出、收文轉發文、短信通知。
當沖突發生時，適當地妥協也是非常重要的。在用戶提出項目變更請求時，我更多地使用期望值轉移的方法獲得用戶的認可。比如用戶提出系統可以自動提取紙質文件的內容并可以修改。在評估了當前的OCR（Optical Character Recognition光學字符識別）技術后，我們發現普通文檔通過OCR的識別可以達到95%左右的識別率，但當文檔含有表格、圖形后，識別率還不到50%，因此我們向用戶推薦了掃描的方法，將掃描的內容作為公文的附件，這樣保證了可以自動提取紙質文件，而且內容不會發生變化。雖然沒有實現可以修改文檔內容的功能（事實上，經過與用戶了解，修改內容的情況基本不會發生），但同樣保證了用戶的滿意度，用戶非常認可我們解決問題的方法。
結束語
主動溝通、良好的溝通技巧有助于項目經理控制項目進度和成本，保證項目成功。正是由于在OA項目的建設中良好的溝通和沖突管理，才保證了項目如期完成。目前系統運行正常，受到了客戶方發起人和集團相關部門的一致好評，對項目給予了極高的評價。公司高層也對在本項目中擴展的OA產品功能非常滿意，該項目也成為公司樣板項目。當然，每個項目都具有自身的特點，溝通方法、溝通形式都可能不同。但是無論怎樣，作為項目經理，必須保證項目在一個規則、和諧、合作、理解、溝通的環境下進行，因此，在進行項目溝通管理時把握規則與人性化管理的平衡是我未來努力的方向。
