溝通計劃包括決定項目涉及人的信息和溝通需求：誰需要什么信息；什么時候需要；怎么獲得。雖然所有的項目都需要溝通項目信息，但信息需求和傳播方式差別很大。確認涉及人的信息需求和決定滿足需求的適當方式是項目獲得成功的重要因素。
對于大多數項目，溝通計劃的大部分工作作為項目前期階段的一部分來完成。然而本過程的結果在項目進行中應時常被復查和修訂（如有需要）以確保持續的應用性。
溝通計劃常常與組織計劃緊密聯系在一起，因為項目的組織結構對項目溝通要求有重大影響。
溝通計劃輸入（inputs to communication planning）
1. 溝通要求。溝通要求是項目涉及人信息需求（information requirements）的總和。需求結合信息類型和格式定義。信息的類型和格式在信息的數值分析中必須的。項目資源只有通過信息個溝通才能獲得擴展，信息使項目成功，缺乏溝通會導致失敗。項目的資源應當花費并且僅能花費在溝通信息上。決定項目溝通通常所需要信息有：
項目組織和項目涉及人責任關系；
涉及項目的紀律，行政部門、專業；
項目所需人員的推算以及應分配的位置；
外部信息需求（例如，同媒體的溝通）。
2. 溝通技巧。在項目的基本單位之間來回傳遞信息，所能使用的技術和方法可能差異很大：從簡短的談話到長期的會議；從簡單的書面文件到即時查詢的在線的進度表和數據庫。可能影響項目溝通的技術因素有：
信息需求的即時性--項目的成功是取決于即時通知頻繁更新的信息，還是通過定期發行的報告已足夠？
技術的有效性（the availability of technology）--已到位的系統運行良好嗎？還是系統要作一些變動?
預期的項目人員配置--計劃中的溝通系統是否同項目參與方的經驗和知識相兼容？還是需要大量的培訓和學習？
項目工期的長短(the length of project)--現有技術在項目結束前是否已經變化以至于必須采用更新的技術？
制約因素。制約因素是限制項目管理小組做出選擇的因素。例如，如果需要大量地采購項目資源，那么處理合同的信息需要更多考慮。當項目按照合同執行時，特定的合同條款也會影響溝通計劃。
假設因素。對計劃中的目的來說，假設因素是被認為真實的確定的因素。假設通常包含一定程度的風險。他們可在本處確定，或者他們也可是風險識別過程的輸出。
溝通計劃的工具和方法（tools and techniques for communication planning）
1. 項目涉及人分析(stakeholder analysis)。為了對項目涉及人的信息需求和信息資源形成一種系統的和符合邏輯的觀點以滿足需求，應對多種多樣項目涉及人的信息需求加以分析。此種分析應考慮那些適合于項目且能提供所需要信息的方法和技術。應注意避免在不需要的信息和不適合的技術上浪費資源。
2. 溝通計劃的輸出
溝通管理計劃（communications management plan）。溝通管理計劃是一個文件，它提供：
收集和歸檔的結構（a collection and filing structure），詳細規定用來收集和貯存各類信息的方法。采用的過程應涵蓋對以前已公布材料更新和糾正收集和發送。
發送結構(a distribution structure)，詳細的規定信息（狀況報告、數據、進度、技術資料等）將流向誰那里，和使用什么方法（書面報告、會議等）來發布各類信息。此種結構必須與項目組織圖表（the organization chart）定義的責任和報告關系兼容。
被發送的信息的說明，包括格式(format)、內容(content)、詳細級別(level of details)、使用的協議/定義(conventions/definitions)。
產品進度(product schedules)，顯示每種類型的溝通什么時候產生。
在排定的溝通(scheduled communications)中檢索信息的方法。
隨著項目的進展，修訂和提煉溝通管理計劃的方法。
根據項目的需要，溝通管理計劃可以是正式的或非正式的，可以是詳細的或提綱式的。溝通管理計劃是整個項目計劃的一個附屬部分。
