困惑源自缺乏溝通
企業在實施CMM過程中，所遇到的阻力會來自于方方面面。增強正向的推進力，弱化逆向的阻力，對于過程改進的成功至關重要。為實現這一目標，企業各層面之間正確的溝通與協調起著決定性作用，這需要對項目進行有效的溝通管理。
項目經理是溝通項目層和管理層的橋梁，是項目溝通的焦點所在。對于CMM的貫徹實施起著承上啟下的作用。貫徹CMM不能奢望全體人員從一開始一致擁護，但是項目經理的積極參與、并與各層面有效溝通，卻是非常必要的，這在很大程度會增強企業整體推進CMM實施的動力。
CMM實施的內部驅動力主要來自于兩方面：高層經理和項目經理。高層經理通過資源和政策驅動，項目經理以實際問題驅動。項目經理首先應該明白過程改進的意義，認識到過程改進工作正是為項目服務的，是使項目能夠順利進行的可靠保證。而不單單是被動地服從高層經理的安排和質量經理的規劃，而且應該把這種認識通過正確的溝通方式，源源不斷地傳給項目層，并影響客戶等其它層面。 從而使項目層成為推進CMM實施的動力。
CMM實施的過程是打破舊平衡，建立新平衡的過程，在這期間體系會相對混亂，對正在運行的項目會產生某些負面的影響。直接的表現是會帶來額外的工作量，產生很多事務性管理工作，這樣容易使相關人員產生抵觸情緒。有效的溝通顯得愈發重要。項目經理應敏銳地發現項目進行過程中開發人員的這種苗頭，及時地以正式溝通方式予以控制，并著重指出過程改進對項目、企業的益處，讓成員看到希望，迫使其先堅持下去，大程度地避免這種情緒的強化和蔓延。只要是真正的實施過程改進，項目組成員會在潛移默化中體會到CMM的益處。隨著時間的推移，當看到項目質量不斷地提升、工作狀態日趨規范和穩定，開發人員逐漸會發自內心地支持這種過程改進。
對于項目的SQA（軟件質量保證）和SCM（軟件配置管理）人員來講，需要增強配合意識，不斷強化與項目組的溝通。質量部門是制度的制定者，但這并不意味著他們應該高高在上，與項目脫節。開發人員是直接為客戶服務的，質量和配置人員實質上是間接地為客戶服務，都是為了項目的成功和企業的長久發展。配合意識的增強體現在深入了解項目經理改進過程的需求，根據實際需要開展質量工作，爭取在局部先有所突破，進而一步步地擴大。采取靈活多樣的方式密切接觸開發人員，通過有效地溝通來開展質量宣傳，多方了解反饋意見，促進自己的工作。CMM過程改進需要用不斷的成功來推動。QA（質量保證）成員通過不斷的溝通，一點一滴的向大家展現出CMM的改進效果，進而使大家認可過程改進，減少阻力。
在CMM環境下，項目管理的目的同樣是實現既定項目目標。在這個過程中，一般認為把計劃做得詳實、細致，在項目實施時嚴格控制，項目能取得成功，這其實是項目成功的基本條件。據統計，在項目進行過程中，有70%以上的失敗項目，不是因為計劃不周詳，也不是控制不到位，而是因為項目某些資源無法及時、充足利用。而這直接與溝通不利有關。項目經理在管理過程中一定要花至少75%以上的時間來與項目各方干系人進行協調和溝通，得到他們的理解和支持。做到這一點，項目成功了一半。
提升溝通技巧
專家們認為，對于成功，威脅大的是溝通的失敗。與IT項目成功的三個主要因素分別為：用戶的積極參與，明確的需求表達，管理層的大力支持。而這三要素全部依賴于良好的溝通技巧。
一方面是注重有效溝通中的“科學”，它由一些基礎性技巧組成，諸如有效的寫作、表達，以表現自我風格為指導方針，堅持明確的主旨（即不斷強調所傳遞信息的核心觀點）并簡潔地表達協調信息。這些基礎性技巧即“科學”，有助于形成對管理者個人的正直品質和誠信的印象。
另一方面是提高有效溝通中的“藝術”，它包含一些高深的、有時是來自本能的技巧，如觀察傾聽者的反應、解讀對方的情緒從而了解事實真相、因人而異地采取說服策略、應用對集體有利的方法來解決團隊的問題并找出問題的根本原因。這些技巧即“藝術”，決定了對管理者的信服程度。
L先生所遇到的問題，可能會讓許多項目管理者一籌莫展。但只要稍加分析和通過類似PMP的學習，我們便會深切意識到問題不在于計劃、監控上，而是出在溝通上面，必須竭盡全力地去加強這方面的管理。
根據要求，溝通管理的目標是及時并適當地創建、收集、發送、儲存和處理項目的信息，標準的項目溝通管理包含溝通計劃、信息傳遞、實施情況報告、管理收尾等過程。而溝通計劃是重中之重。要改善項目當時的狀況，當務之急是征求項目干系人的意見，制定溝通計劃。 根據溝通管理的要求，一個完整的項目管理計劃中應包括如下內容：
文件保存方式：在溝通計劃中首先明確信息保存方式、信息讀寫的權限，明確各類項目文檔、輔助文件等的存放位置，及相應的讀寫權限。在項目實施中，可以采用VSS進行文檔的統一管理，建立了相應的目錄結構。這樣用于收集和保存不同類型的信息，進行統一的版本管理。
溝通列表：存放項目干系人的聯系方式。如開發成員、SQA、SCM、客戶、高層領導、系統支持、顧問、行政部等。記錄他們的座機、手機、職能等等，做到簡潔、明了。再加上某些特殊人員的標注，如說明各顧問所擅長的領域等。所有相關人員通過這個列表可以將項目涉及人員資料了然于胸。
工作匯報方式：明確說明項目組成員對項目經理、項目經理對上級及相干人員的工作匯報方式、準確時間和形式。比如，項目經理的項目可以采取每周報告的原則，即每周五項目組成員提交周進展報告，匯報一周的工作進展狀況及遇到的問題，每周一上午項目經理與業務經理溝通后完成項目周報，下午1：30召開項目組例會，會后由項目經理向高層經理提交項目周報，每一階段結束后提交階段報告。所有文檔均提交至VSS統一管理。遇緊急情況必須通過電話及時溝通；另外規定所有的Mail必須回復是否收到。
統一項目文件格式：使用統一的文件格式，是項目標準化管理的一部分，因而必須統一各種文件模板，并提供相應編寫指南。比如，一個項目處于CMM環境下，則可以全部采用SPEG（軟件工程過程小組）先前依據CMM規范剪裁修訂制定出的模板。
