中層計(jì)劃制定完成之后，應(yīng)該張貼出來(lái)，讓所有的人員都能看到。中層計(jì)劃的推薦使用的工具是MS Project，一是方便進(jìn)行版本控制，可以管理多個(gè)基準(zhǔn)并進(jìn)行回溯;二是能夠比較方便地進(jìn)行任務(wù)跟蹤。在西安開(kāi)發(fā)基地使用的VP系統(tǒng)，能從組織級(jí)集中管理所有項(xiàng)目的中層計(jì)劃，并且很好地嵌入了MS Project，在VP系統(tǒng)中點(diǎn)擊可以直接查看，使用起來(lái)比較方便。
3 底層計(jì)劃的制定
中層計(jì)劃的完成，標(biāo)志著已經(jīng)明確了每個(gè)“小組”“每周”的任務(wù)。一旦這些任務(wù)被委派給了確定的“責(zé)任人”之后，個(gè)人可以著手制定底層計(jì)劃。
底層計(jì)劃是將中層計(jì)劃中任務(wù)分解為執(zhí)行中的“關(guān)鍵步驟”或者“關(guān)鍵要素”。關(guān)鍵步驟是管理的小顆粒單位，只有“完成”和“未完成”二種狀態(tài)。例如對(duì)于上面的“開(kāi)戶業(yè)務(wù)差異討論”任務(wù)，分解成為關(guān)鍵步驟包括：“確定會(huì)議的參加人員”，“確認(rèn)會(huì)議的日程安排” “準(zhǔn)備演示系統(tǒng)的環(huán)境和數(shù)據(jù)”，“鎖定差異和解決方法”，“整理差異紀(jì)要”，“確認(rèn)差異紀(jì)要”。對(duì)于一個(gè)需要持續(xù)幾天的任務(wù)，底層計(jì)劃分解的顆粒度要能夠清晰地說(shuō)明任務(wù)的狀態(tài)，并比較準(zhǔn)確地評(píng)估任務(wù)是否可以按時(shí)完成。
當(dāng)然，一旦任務(wù)分解到這樣的顆粒度，執(zhí)行中變數(shù)大大增加了。考慮到底層計(jì)劃的變動(dòng)頻率，一般只需要提前1-2周滾動(dòng)制定即可，3周之后的底層計(jì)劃一般沒(méi)有必要提前制定。實(shí)際操作中，一般是每個(gè)小組在，根據(jù)中層計(jì)劃的任務(wù)和本周底層計(jì)劃的完成情況，制定下周的底層計(jì)劃。
管理工具的選擇，在西安開(kāi)發(fā)中心嘗試過(guò)Project、Excel等多種手段，但效果均不好。原因一是底層計(jì)劃變化頻度非常高，經(jīng)常需要調(diào)整;二是軟件工具的“公示效果”不好，修改之后其他人不知道。經(jīng)過(guò)摸索，后選擇的是簡(jiǎn)單的工具——白板，卻取得了意想不到的效果。
因?yàn)榘装逍薷姆奖悖畔⒌陌l(fā)布非常的透明和及時(shí)。任何時(shí)候，大家不但知道自己在做什么，而且還知道其他人在做什么。后來(lái)，西安基地的所有墻壁上都覆蓋了白板，把每個(gè)小組的底層計(jì)劃都明確寫(xiě)在白板上，參見(jiàn)圖 2，左側(cè)顯示的是墻壁上整塊的白板，上面是底層計(jì)劃。
底層計(jì)劃在白板上的格式參見(jiàn)圖 3，上面不但可以寫(xiě)上每個(gè)成員本周的工作(一行表示一個(gè)成員一周的每天的工作)，還可以記錄有什么問(wèn)題、目前項(xiàng)目所處的階段、任務(wù)完成情況的統(tǒng)計(jì)信息。為了對(duì)底層計(jì)劃進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計(jì)，并積累寶貴的原始數(shù)據(jù)，配合用Excel表制作了一個(gè)《完成度矩陣》，在后續(xù)的章節(jié)進(jìn)行介紹。
