外包項目的內外部管理
下午又開了一次項目例會，對于已經延期了一個多月的模塊外包廠商竟然還提需要給他們什么材料再回去研究研究，實在忍無可忍。感嘆作為甲方來說，對于外包出去的項目來說如果遇到了九流的廠商，然后再加上沒有什么實質效果的管理辦法，真是啞巴吃黃連->有苦說不出。
事情還得從一年前說起，一年前公司老板看到分布在各地的人力管理工作效率特別低，做個工資、績效什么的特別慢，想因此要求IT部門為人力部門提供eHR方面的系統，來提高工作效率。在通過前期調研、自制采購分析、招投標下來選定了其中一家。為了讓項目后續的工作更加順利，我們還讓廠商在未簽約前先進行需求分析、產品試用等工作，直至終的簽約及項目實施。剛開始項目實施的還相對順利，但是隨著時間的推進，人員的調整，慢慢的兩邊的節奏合不到一起了，不是因為甲方業務部門的問題是外包團隊的問題。而我們作為IT部門的項目管理人員來說也是開始頭疼的時候了，一個小幾十萬的實施項目實施周期竟然能夠比計劃的多兩倍!當然這里面的問題是多方面的，總結出一些外包項目管理的教訓或經驗來與大家分享。
內部管理
1. 主次需分明
本來實施個系統是為了給人力部門使用的，老板卻讓IT部門牽頭來搞這個項目。雖然老板不久后在我們的“要求”下陸續指派了不同的人力部門人員來“負責”這個項目，但是指派來的人要嘛是職位太高太忙無暇顧及，要嘛是小蝦米無法調動其部門內的人員。因此項目具體實施時的業務部門很難真正調動起來。
2. 良好的項目執行環境
由于公司的產業較多，人員調動本身比較頻繁，再加上公司人力制度的缺失人員流動很大，因此作為人力部門本身其實并沒有一個長期的規劃，包括IT方面的規劃。因此在系統部署的時候有時候剛培訓好了人員，過不了多久離職或者調動了。對項目的造成很大影響。
3. 良好的高層溝通
項目的問題或需求可以盡快的傳遞到高層領導上，以獲得他們的支持。雖然有時候事情實際執行的效果也并不好，但有了高層的支付至少能使項目更順利一點。
外包團隊管理
1. 選擇很重要
選擇一家合適的公司很重要，如果選錯了那么后面不僅要多花很多時間和精力還有可能把事情給搞砸了!同樣的外包項目我們另外一個項目與另外一個公司合作得很愉快，基本上只需要定期檢查一下成果做一些溝通可以了。
2. 實施團隊很重要
之前提到了我們為了減少項目實際執行過程中的問題已經提前讓廠商的人員過來進行需求調研和配合產品試用等工作，但是在項目實施過程中外包團隊的幾個主要人員卻離職了，直接導致了外包廠商一直無法給我們提供合適的人員來繼續后續的項目工作。
3. 現場很重要
由于我們是購買產品，然后少量模塊需要定制開發，因此廠商直接在他們的公司進行開發了，但后來在項目實施過程中自定義模塊的開發工作根本控制不了。所以如果說能要求廠商現場開發的話好還是現場開發。
4. 合同很重要
其實很多問題都體現在合同上，項目出現問題的時候我會去找合同，但可惜之前很多地方并沒有約定，比如實施團隊變更的確認及賠償問題、現場開發問題、違約、賠償的定義等。因此在好把很多問題都約定在合同里，當然還要包括衡量標準，別約定了卻執行不了。
5.其他 實際項目管理中的“術”
a. 要求符合要求的實施人員
這一點看似理所當然，但是在我中途接手該項目之前卻沒有人明確向廠商提及這個問題。廠商也是只派一個小兵天天呆在我們公司做些不著邊際的工作而以。
b.制定有效的項目計劃
有問題的項目一般項目計劃也有問題，因此有必要重新制定一個有效的項目計劃包括清晰的目標、明確的責任人、完成時間和交付物，然后通過不斷跟蹤與修正該計劃來達到項目監控的目的。
c.縮短項目匯報時間
原來項目只是每周一次例會，現在改為一次例會，如果有人員不在現場則需要電話撥進參與每日例會，匯報本日的工作成果及明日的項目安排。參會人員包括業務、實施、IT等各類人員，會議的時候不需要很長，十幾分鐘到半小時之內即可，這種辦法對于短期內盡快推進項目工作有良好的效果。
d.統一溝通渠道
原來項目上很多工作是通過口頭、QQ來完成的，經常會遇到“我早給你了!”、“我還沒有得到啊!”這樣的爭論，那么需要統一溝通渠道，比如QQ討論群組、郵件及文件服務器(FTP、SVN)或其他項目管理工具。
e.培訓教育
有時這個聽來很荒謬我們是請他們來教我們的，我們是花了錢讓他們來實施的，但有時你要是碰上七、八流的公司的話沒辦法還得時不時的教他們一些基礎的工作方法，比如“能在會下解決的問題盡量在會下解決”、“項目計劃不單單是工作列表”等等
項目自身的管理
1. 溝通很重要
溝通在項目管理中占了大部分的工作，那么在多個團隊的管理中溝通尤為重要，同時需要注意在溝通中發現問題并及早解決。
2. 替代方案
作為項目經理在你手上好永遠有替代方案，比如外包廠商時間延遲很長時間搞不定了，你可以其他辦法或人員來實現，所產生的費用從外包廠商的尾款中扣除。
3.考慮撤退方案
如果項目實在搞不下去了，那么好提前考慮撤退方案，比如該如何做項目收尾，如何向老板交待甚至如何打官司(這一點可以提前跟法務部門溝通)。
4. 后排除自身責任
雖然項目經理終是為目標為項目負責的，但有時公司無法給你提供相應的“權力”，也是你努力爭取又搞不定的時候一定要把自己的責任給摘清楚，重要的溝通需要保留“證據”，別老板一怪罪下來你成了替罪羊了!
