在項目管理過程中，項目規劃和控制是非常重要的一個環節，良好的項目規劃能同時對項目進度、質量和投資起到很好的控制作用，失敗的項目規劃則有可能帶來混亂、失控甚至項目的終失敗。
在項目規劃的過程中，人們往往會求助于WBS方法進行項目工作內容的分解。在此基礎之上再進行資源的分配、進度計劃并估計項目的成本。WBS隨著項目規模的差異所起的作用不盡相同。小的項目只需要很簡單的WBS結構，結構的劃分基本上是一目了然的，得到的結果容易得到認可。項目規模越大，WBS也越重要，從另外一個角度來講也越難做好。對大型項目而言，確定項目的WBS結構往往不可一蹴而，需要經過多次反饋、修正，后才能得到一個項目各方都能接受的WBS結構。
劃分項目的WBS結構有許多方法，如按照專業劃分、按照子系統、子工程劃分、按照項目不同的階段劃分等，以上每一種方法度有其優缺點。一般情況下，確定項目的WBS結構需要組合以上幾種方法進行，在WBS的不同層次使用不同的方法。
那么，確定項目的WBS結構需要遵循何種方法和原則呢？
在回答這個問題之前，首先需要反問一下為什么需要WBS結構，也是說，WBS在項目過程中究竟起到何種作用？ 這個問題涉及到項目規劃和管理的幾個層次。良好的項目管理必須具備以下因素：對項目的認知、為項目提供良好的協同環境和有效的控制。這幾個因素環環相扣，前者是后者的必要條件。一個良好的WBS結構在項目管理中所起的作用也可以這三個層次來理解。
站在認知的層次，WBS所起的作用是一目了然的。對項目的認知是協同和控制的基礎，如果項目各方對項目本身如果沒有一個清晰的無歧義認知的話，項目的成功幾乎是不可想象的。WBS的層次結構為我們認識、把握復雜項目的邏輯關系提供了良好的工具。
在共同認知的基礎上，項目的成功還有賴于良好的協同環境。一個復雜的項目往往有許多參與者，例如高速公路基建項目，參與者會包括：政府部門、業主、設計咨詢機構、施工單位、設備采購供應商、施工監理單位等。項目的順利進展有賴于這些不同角色的協同工作。由于這些參與者在項目過程中從事不同的工作，需要不同的信息。比如，復雜的項目會遵循先自上而下后自下而上的計劃制定過程。兩種計劃的粒度和范圍都是不一樣的，但二者需要有機地結合起來形成統一的計劃，WBS結構為這些信息提供了一個結構框架。另外和郵政系統中的郵政編碼類似，WBS結構還可以成為進度、資源等信息的標簽，使不同層次的信息可以在預先規定的線路中漫游。
認知和協同環境并不必然意味著項目的自動成功。項目管理者還必須對項目的進度、范圍和資源進行有效的控制。為了進行有效的控制，必須對項目中的工作任務進行范圍界定。清楚的范圍界定能有效防止出現糾紛時合同雙方牽扯不清，同時還有助于業主對承包單位進行數量少但有效的控制。而WBS結構實際上有助于界定范圍，當然，這實際上也是對WBS結構的要求。
回答了WBS作用的問題，現在可以對不同的WBS劃分方法進行分析。
首先是按照專業劃分項目，應當說這是一種自然的劃分方法，優點是容易讓人接受，缺點是不易協調。比如，在進行地鐵建設時，假定在WBS的頂層按照專業將建設分為土建和安裝，并按照這種劃分確定一個土建分項目經理和一個安裝分項目經理。按照這種劃分方法在畫項目的網絡圖時會出現一系列的土建作業和一系列的安裝作業。因為某一個車站即包括土建工程又包括安裝工程，這樣在兩組作業組之間會出現非常復雜的關系，分項目經理之間也很難協調工作。
按照系統劃分方法容易界定項目范圍，但有時候顯得不那么直觀。系統是人們在長期實踐中確定的一種分類方法，其特點是系統與系統之間的聯系往往是比較簡單的，這種聯系通常被稱為系統界面或接口。正由于系統之間的界面比較清楚，所以按照系統對項目進行劃分更容易界定子項目或子工程的范圍，在項目實施過程中更容易控制結果。
按照項目的不同階段劃分WBS結構有利于項目管理者控制中間結果。對那些不確定性比較大的項目來說，項目后的結果往往是未知的，控制項目的方法是控制中間結果的進度和質量，當然階段的劃分應該是可測量的。按照階段劃分項目有助于管理者在不同階段控制中間成果同時不至于使項目管理者陷入到項目細節中去。
不同的項目，其范圍、性質可能都不一樣，項目管理的目標和重點不盡相同，項目的WBS結構也并不一樣。但無論對何種項目進行WBS劃分，都必須兼顧WBS的三種不同層次的作用。劃分項目的WBS結構還必須遵循一定的方法論。具體說來，劃分項目的WBS結構必須遵循以下步驟：
確定項目特性并確定WBS層次，比如項目的不確定有多大？項目的規模又是多大？
確定項目管理的重點，為項目管理目標劃分優先級別，比如，項目質量是放在第一位的，還是項目進度居于首位？
針對項目管理目標的優先級別確定每級WBS劃分方法。
確定WBS結構
