全球知名的金融機(jī)構(gòu)花旗銀行(Citibank)，為了有效地加速IT項目的執(zhí)行效率與品質(zhì)，導(dǎo)入美國Interwoven公司提供的協(xié)同式文件管理系統(tǒng)，在節(jié)省項目管理成本的同時，更成功地提升了公司的項目管理能力。
在花旗銀行的每一個IT開發(fā)項目中，每個項目中大約都需要產(chǎn)生、簽署約20至25份的文件，而花旗銀行平均每一個月大約都要啟動十個IT項目，而這些IT項目都有許多企業(yè)內(nèi)、外部的團(tuán)隊參與其中，包括公司內(nèi)部即將采用這些信息系統(tǒng)的多個營運部門、IT部門、設(shè)備管理單位，以及外部的系統(tǒng)整合商與外包廠商等等。
由于集團(tuán)內(nèi)同時有許多的IT項目在同步進(jìn)行，使得花旗銀行在日常的IT項目執(zhí)行與管理上，遇到許多的問題與挑戰(zhàn)。首先，沒有建立項目文件的管理系統(tǒng)，使得項目成員們很難去尋求到個人所需要的文件，而且算在眾多分散數(shù)據(jù)庫中找到了可供參考的歷史文件數(shù)據(jù)，也很難直接使用，如此一來，許多具有流傳價值的文件，也因而消失，無法將企業(yè)寶貴的項目經(jīng)驗傳承給后人。算是已經(jīng)被集中儲存的部分文件，也因為欠缺足夠的能見度與詳實的說明解釋，而不容易被需要的人發(fā)現(xiàn)、使用。并且，許多項目文件都是紙本形式，又經(jīng)常需要跨部門去進(jìn)行簽署，往往形成了時間的浪費，而且項目的執(zhí)行工作，也缺乏一致性的流程、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)與稽核方法。
為了一勞永逸地解決這樣的痛苦，于是在確認(rèn)了公司內(nèi)部的需求，花旗銀行發(fā)現(xiàn)文件管理軟件是改善公司既有作業(yè)流程窘境的佳方案，于是經(jīng)過縝密研究之后，決定導(dǎo)入Interwoven WorkSite MP，以便解決越來越棘手的IT項目管理作業(yè)。
美國Interwoven公司是全球的全線企業(yè)內(nèi)容管理（ECM）產(chǎn)品及解決方案供應(yīng)商，其產(chǎn)品擁有眾多專利技術(shù)并獲獎無數(shù)。在全球有超過3千家企業(yè)采用了其產(chǎn)品，積累了豐富的實踐經(jīng)驗。
在文件管理系統(tǒng)上線啟用之后，過去一直困擾著花旗銀行的項目執(zhí)行效率不彰以及管理不易的問題，很快地便獲得了顯著的改善。在這虛擬的IT項目管理平臺上，項目相關(guān)人員能夠集中化地存放所有預(yù)先設(shè)計好的項目管理文件模版、e-Mail的往返紀(jì)錄、參考文件、議題清單以及終的文件成品，項目團(tuán)隊有了一個有效互動與協(xié)作的空間，不僅大幅提高了項目執(zhí)行效率，也由于所有項目的完整歷程中的內(nèi)容都能夠被系統(tǒng)化地有效分類與儲存，使得之后的項目文件產(chǎn)生變得更加簡單而快速。
通過實施有效的文件管理，花旗銀行獲得了明顯的效益，成員對既有內(nèi)容資產(chǎn)的利用率顯著提高，大幅提升生產(chǎn)力，平均每個項目成員每個月可以節(jié)省約5個工作小時，由此花旗銀行每年在項目管理成本上減少了約近五百萬的財務(wù)支出。并且，在保證IT系統(tǒng)品質(zhì)的前提之下，大大減少用于協(xié)調(diào)溝通的時間耗費，縮短了項目開發(fā)周期，從而有效的提升了企業(yè)生產(chǎn)力！
