很多CIO都曾經遇到過這樣的情況：為了實現公司的目標要求，已經為各個IT項目排好了優先次序，各個項目的項目經理也已經為自己的項目配備好了開發人員，所有項目都在按照預定計劃進行。突然出現了意外情況。可能公司為了同競爭對手在市場上展開競爭，需要推出與競爭對手剛剛推出的產品或服務進行競爭的產品或服務，而這個緊急項目的優先權已經超過了其他的所有項目。接下來，有很多事情不可避免了——CIO要重新對IT人事資源進行分配。如果對于這種情況CIO們能夠有備而來，他們的日子會好過的多。
Project Management Institute的IT主管Ed Setar和接受我們采訪的一位項目經理認為，盡管年度項目計劃能夠幫助CIO降低重新分配項目小組成員的幾率，緊急情況還是無法避免。當緊急情況發生時，CIO可以有重新分配資源的多種選擇。每一種選擇都有其優點和不足。既可以選擇其一，也可以把幾種方式結合在一起使用：
重新排列項目優先次序，縮小工作范圍，調整項目時間，進行人員再分配。
為了確保新項目的順利進行，砍掉某個其他的項目，進行人員再分配。
聘請咨詢顧問或外部銷售商。
讓工作人員只做必須要做的事。
當然，每一種方式的選擇都包含著風險因素。
第一種選擇：重新確定項目優先權，進行資源再分配
為了確保新項目的順利進行，項目經理可以重新確定項目優先權，或者縮小其他項目的范圍，但是，這樣做可能會讓其他的項目承擔風險。
可能出現的問題：對資源的再分配在錯誤的時機進行，破壞了其他的項目。
Catherine Stier是一家運動健康中心的項目經理，她曾經負責的一個項目由于有其他項目的出現而失去了原來的優先地位，退居到了次要的位置上，這使她一下子失去了至關重要的質量保證資源。值得慶幸的是，這種變化是發生在那個項目的設計階段。她說：“在當時，失去一名工作人員的損失實在是太大了。”
如果這種變化發生在項目開發的中間階段，整個情況可能會完全改變。新來的員工可能要花費更多的時間，做更多的工作才能完成工作任務。同時，員工的流失可能會極大的減慢項目開發速度。
第二種選擇：取消一個項目，重新分配閑置資源
做出這種選擇，要砍掉某個原有的項目，然后進行資源再分配。
可能出現的問題：把不合適的人選安排在新的項目小組中，交流不善令每個人都感到不滿。
Setar說，有的人可能不會出現這種情況，但有的人則不然。
出于這個原因考慮，CIO必須選擇佳的方式即將出現的變化同項目小組的成員進行交流。糟糕的一種做法是直接找到某些員工，告訴他們他們要去進行一個新的項目。
Setar說，這種情況一旦出現，情況將會非常糟糕，因為這會讓員工覺得自己無法掌握自己的項目，還會給他們造成一種脅迫感。
好的辦法是找到項目經理，同他們即將出現的變化進行交流。這些項目經理了解自己手下的工作人員的技術特長，能夠做出為明智的決定，把合適的員工派到即將進行的項目小組中。
Setar說，如果有一位副總裁說：“我聽說某人確實很不錯，可以讓他加入新的項目小組”，那么這并不一定是一件好事。因為，高級管理人員并不了解整個小組的所有工作人員。
所以，當PMI決定進行一項計劃之外的項目時，Setar首先把情況告訴給了高級小組。然后，作為一個整體，他和他手下經理們同每一個員工進行了面談，讓他們了解了即將到來的變化及其在人事方面的影響。這樣做讓每一個員工都感覺到自己得到了充分的尊重，調動了他們從事新工作的積極性，也把不同的角色分配給了為適合的員工。
第三種選擇：聘請咨詢顧問
你可以選擇聘請咨詢顧
