項目作為一個相對的獨立體，始終圍繞著成本、進度、質量這三條主線來進行的。在實際的項目管理操作中，經常會碰到影響上述三個要素的情況，特別是和不同職能部門以及分配職能人員到項目中的溝通，需要項目經理加以靈活處理，按客觀情況調整，才能終達到項目目標。
在矩陣式的組織結構中，根據項目的難易和復雜情況，項目組人員的調配往往是來自各個不同的專業組和不同的部門，而人員的后分配是由職能部門的經理來決定的。因此，在項目初期，項目經理和職能經理的溝通是至關重要的，這直接影響項目的運作水平，甚至影響到項目的成功與否。
在充分了解了上級領導或者客戶的需求后，項目經理需要分解要達成該需求所涉及的專業組，盡可能在上級或客戶需求溝通會上，在涉及的項目關鍵點上，盡力全面地確定各個專業組的意見和想法。
在后續的項目計劃制定中，需要將牽涉到不同專業組的計劃進行討論和組合。但是這時各個職能經理可能都比較保守，對時間進度和成本都會放松一些，為了使項目對該職能部門承擔的責任和影響盡量小。
為了克服這樣的弱點，項目經理需要盡力和職能經理溝通，確定項目計劃和關鍵組員的成員，來保證項目的時間進度和質量，同時符合成本要求。
首先。項目經理要認識到項目的難易程度，換句話說是可控程度，將影響項目的不確定因素盡量減少。如果項目涉及的各個專業比較多，在項目中，要實現的各個環節都需要有相應資質和經驗的人來完成，那么在項目初期，項目經理需要和職能經理進行有效的協調，要得到合適的人在合適的崗位上，組成關鍵組員。不能由于關鍵組員缺乏經驗等原因造成影響關鍵路徑的時間中斷，影響整個項目進度的完成。同時需要將關鍵路徑上的各個重要節點聯起來，形成不同關鍵組員的合作接口界面，盡量產生PUSH的拉動紐帶，促成下一個操作拉動上一個操作，以便達到項目的預期進度和質量結果。終實現較為積極順暢的項目運作模式和氛圍。
當然在不能得到合適的人到關鍵組員或者關鍵組員中途退出項目組的情況下，對項目經理是一種煎熬和易產生挫折感。這里的因素會很多，包括成本問題、協調溝通問題等。都需要項目經理進行平衡和克服，始終朝項目目標努力。
其次。在符合成本、進度和質量要求的情況下，可以滿足職能經理的一些人員配置要求，將一些與職能經理比較近的，但是可能是缺乏經驗或者有些特殊情況（例如懷孕的女員工）的人員安排到“實習培訓”和輔助的崗位上。這樣不僅拉近了和職能經理的關系，也增加了項目人性氣息。給新人和特殊情況的人以合適的平臺進行實際的操作和鍛煉，也有可能給項目帶來意外的收獲。
后。確定項目組的獎勵激勵制度。設定完成項目階段性任務的獎勵措施，包括榮譽和物質上的獎勵，將項目人員在項目中表現的情況通報整個項目組和對應的職能經理，出色完成任務要求的，在項目經費允許的情況下，給予物質獎勵。特別是增強關鍵組員及相互之間的責任，強化PUSH紐帶作用，為更好地完成項目和影響項目氛圍做表率。
作為一名真正的項目經理，需要協調溝通的任務是很繁重的。怎樣獲得理想的關鍵組員，同時符合合理的成本、質量、進度要求，都需要項目經理靈活有效地處置，終實現項目目標。
