關于成本的一種正式的定義是“為達到某一目標而使用或放棄的資源”（Horngren，Foater，and Datar，1994，p.26）。對項目經理來說，更加實用的是，把成本簡單地看作是企業為了得到一定的產品和服務以用來從事商業活動而必須支付的現金數量。這包括了購置資產、運作過程、營銷、銷售企業產品和服務、日常管理和管理整個企業所需要的所有的現金量。
有些情況下確定某物的成本很簡單。舉個創辦電腦公司DDI的例子，發起人——巴里用200美元購買原材料，將其電腦操作系統復印了100份。那么把2美元的成本分攤到每個產品上是很簡單的過程，因為每一個產品使用的部分值2美元。他拿出200美元用于支付幫手們的薪水，他們完成了100個系統，因此每個系統消耗的勞動力成本為8美元，這也是一個很簡單明了的計算過程。助手們并不記錄集資完成每個系統所需要的時間，但巴里假定每個系統需要的時間相同，因此分攤到每一系統的成本是8美元。要斷定某物的成本是多少，成本會計師把探求的目標稱為成本對象（cost objective）。他們還想出計算這種成本對象的成本的方法。這些計算方法以及成本對象的性質、會計慣例將成本分成不同的種類，所有這些都是項目經理需要了解的重要的方面，這種理解使項目經理能夠更好地規劃和管理項目。
會計慣例決定了成本（cost）與費用（expense）兩者的不用——人們經常把這兩個術語互換使用，但不應當這樣。我們在第二章中講道，收益報表中記錄的是費用而不是成本。那么成本與費用有什么不用？成本度量的是所消耗的資源的價值，而費用則加上了時間安排（即發生時間，譯注）的概念。費用界定的是當一種資源或資產的價值已經耗盡時所發生的。一個企業可能花費10美元購買原材料和勞動力生產某種產品，這一成本首先記為在制品，然后作為制成品記入資產負債表中。產品出售以后，這一成本不再體現在資產負債表中，而成為損益表中的一項費用。費用是這樣一種成本，這種成本和與其相關的收入想匹配。因此一項成本可以記為一項資產（未利用的價值）也可以記為一項費用（已利用了的價值）
